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关于前台接电话的礼仪

2020-08-11 00:37:02

   前台接待客人,做好这项工作,最重要的是服务态度和服务效率。看到有来访客人,要立即起身主动问好。下面是小编精心整理的关于前台接电话的礼仪,希望能给大家带来帮助!

  前台接电话礼貌用语,前台服务员包括电话总机话务员,需要面对不能谋面的顾客,解决各类诸如预订、投诉、疑难等问题,通过声音也同样需要表达出礼貌与尊敬。每一位前厅服务员应该在接听电话时注意以下几点:

  1.说话文明,服务热情

  (1)接待服务使用礼貌语言,持之以恒,习以为常。一接来电,敬语当先,如说您好!、请讲等。

  (2)语气要谦逊,态度要诚恳。不论通话人说话时什么态度,话务员要始终保持语气谦逊、态度诚恳,不与通话人顶撞,发生争执。

  (3)语调要亲切、委婉。具有帮助别人排扰解难和乐意助人为乐的精神,说话时语调亲切、委婉,使通话人感受到你的关心和协助。

  (4)音色要柔和、悦耳,使通话人好像听到家中亲人的呼唤一般,得到宾至如归之感。

  (5)发音要准确、清晰。不论用哪一种语言和方言说话都要做到发音准确、清晰。只有这样才能保证对方听清楚。

  (6)语言要简练,用词要得当。说话简明扼要,不啰唆,用词得当,不误解,切忌脱口而出粗俗的语言。

  (7)语速快慢要适中,根据不同的通话对象,要恰到好处地掌握讲话速度,对有急事的通话人,不能给人一种慢条斯理故意拖延时间的感觉,对老年人或语言不易沟通的通话人要适当放慢语速,以期达到明白无误的目的。

  2.耐心诚恳,维护信誉

  (1)解释要耐心。当通话人有疑问求助时,话务员有责任耐心地尽力向对方作解释,切不可置之不理,悄悄把电话挂上。如通话人要接的分机占线,应说对不起,房间占线,请稍等片刻或对不起,通地方的线路没空,请过一会儿再打过来等。

  (2)接受投诉要虚心。通话人对饭店服务质量有意见来电投诉时,要以虚心的态度仔细聆听,答应通话人定将此事及时转告有关部门,切不可拒绝或中断通话。

  (3)叫醒服务要准时。住店宾客如来电要求在某时提供叫醒服务,话务员要当即做好准确、完整的记录,如不是轮到自己值班,应在下班时对来接班的话务员做好交代,届时按要求准时叫醒宾客,切不能大意误事,影响宾客工作或行程的安排。

  (4)对于代客留言,代客拨号,电话查询等业务,应不怕麻烦。绝不可对宾客说我没空、我不知道之类的话。即使通过一再努力仍未达到宾客的要求,也应主动向宾客作出解释并致歉。

  (5)对拖欠长途电话费的宾客,要礼貌地提醒,耐心说服,切忌态度粗暴、出言不逊,遇复杂问题,可转交总服务台处理。

  (6)话务员从事的是一项机要工作,饭店内部的信息和宾客的私人情况是不能外泄的,这既是组织纪律,也是礼节礼貌上的起码要求。为了维护饭店的声誉,话务员不得向外界披露饭店和宾客的情况,以确保住店宾客不受打扰或发生意外。

  接听电话的四个要求

  饭店来往的客人很多,因此服务员接听电话也应做到服务标准化,以树立本店形象。

  1.要正确使用称呼

  (1)按职务称呼。首先设法了解客人的姓名和职务,按照姓氏冠以职务称呼,如张局长、王科长、吴博士等。如不知姓名,仅知其职务,也可直呼其职务以解眼前急需,如:董事长、总经理、经理、局长等。如只知其姓氏而不知其职务,也可按照姓氏冠以先生或小姐、女士进行称呼。

  (2)按年龄称呼。在无法了解姓名和职务的情况下,可根据客人的年龄状况、性别等予以尊称,如:先生、太太、小姐、老人家、小朋友等。

  (3)按身份称呼。如果电话是军队打来,对方报了姓氏或职位或军衔,应按军衔级别称呼,如师长、团长、连长、将军等。暂时不清楚军衔的官员可统称首长。对无军衔的士兵可称同志或解放军同志(仅限国内军人)。对国内地方官员,如知道职务的应按职务称呼,如不知道职务的可统称先生,也可称同志。如对对方的情况一概不清楚时,对方是男士应称先生;如对方是女士,应先向对方询问请问我应该怎样称呼您呢?然后根据对方提供的资料选择称呼,千万不可随意称呼对方,以免造成误会。

  2.正确使用敬语

  电话中的敬语一般有您、您好、请、劳驾、麻烦您、多谢您、可否、能否代劳、有劳、效劳、拜托、谢谢、请稍候、对不起、再见等。

  3.对容易造成误会的同音字和词要注意咬字(词)清楚

  中国语言比较丰富,也很复杂,多种方言和民族语言交织,同音字比较多,稍有不慎就容易出现完全相反的意思。由于电话交谈不能面对面解释,很容易造成误解,应特别注意。在通话中咬字要清楚,避免两种语言混合使用,而造成误会,例如:食着未死着未(广东白话);水饺睡觉(不标准普通话);徐生(徐先生)徐衫(广东白话)

  4.要把复杂专业用语言换成通俗的日常语

  不要对客人讲俗话和不易理解的酒店缩写专业语言,以免客人不明白,造成误解,例如:VIP(重要客人VERY IMPORTANT PERSON);PA(公共区域PUBLIC AREA);DJ(音响操作员DISK JOCKEY);AM(大堂副理ASISSTANT MANAGER);GM(总经理GENERAL MANAGER);班地喱(传菜员白话英文PANTRY)等等